Ende des letzten Jahres wurde das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie durch eine Sonderregelung ergänzt, die es Vereinen ermöglicht, Mitgliederversammlungen abweichend von den Vorgaben der jeweiligen Satzungen auch als „Nicht-Präsenzveranstaltung“ durchzuführen. Eine virtuelle Mitgliederversammlung in Form einer Videokonferenz wird für nicht durchführbar gehalten, da davon auszugehen ist, dass nicht alle Vereinsmitglieder über die hierfür erforderliche technische Ausstattung verfügen. Deshalb hat sich der Vorstand zu der aufwendigeren schriftlichen Umfrage-Mitgliederversammlung entschieden. Damit die hieraus resultierenden Beschlüsse Gültigkeit erlangen, müssen zum einen alle Vereinsmitglieder beteiligt werden und zum anderen mindestens die Hälfte der Vereinsmitglieder bis zu einem festgelegten Termin schriftlich von ihrem Stimmrecht Gebrauch machen. Die Umfrage-Mitgliederversammlung wird in mehreren Schritten durchgeführt. Zunächst erhalten alle Vereinsmitglieder schriftlich per Post die Einladung zur Jahreshauptversammlung mit der Bitte, Anträge und Wahlvorschläge, über die in der Versammlung entschieden werden soll, entweder per E-Mail oder per Post bis zu einem festgelegten Termin einzureichen.
Im nächsten Schritt erhalten die Mitglieder wiederum per Post die Unterlagen für die Jahreshauptversammlung mit allen Tätigkeitsberichten der Vorstandsmitglieder, dem Bericht der Kassenprüfer, den ggf. eingereichten Anträgen und einen Stimmzettel. Für die Entlastung des Vorstandes, die normalerweise erst nach der Berichterstattung aus dem Kreise der Vereinsmitglieder beantragt wird, soll ein Vereinsmitglied gebeten werden, die Vorstandsberichte vorher zu prüfen, ggf. zu kommentieren und - soweit gerechtfertigt - die Entlastung zu beantragen.
Um die Gültigkeit einer Mitgliederversammlung unter den COVID-19-Auflagen zu erreichen, müssen also mindestens 50% aller Vereinsmitglieder fristgerecht an der schriftlichen Abstimmung teilnehmen. Daher ist von größter Bedeutung, dass alle Mitglieder von ihrem Stimmrecht Gebrauch machen und den ausgefüllten Stimmzettel zurücksenden. Nach Auswertung der Stimmzettel muss das Ergebnis noch kommuniziert werden.
Personelle Veränderungen wird es im Vorstand nur für den Posten des Gerätewarts geben, alle weiteren Vorstandsmitglieder haben sich zur Wiederwahl bereit erklärt. Ein 2. Kassenrevisor muss satzungsgemäß neu gewählt und im Ältestenrat eine Position nachbesetzt werden.
Der LRV möchte mit dieser Umfrage-Mitgliederversammlung sicherstellen, dass anstehende Entscheidungen und Neuwahlen nicht mit ungewisser Frist in die Zukunft verlagert werden.